Yönetimin geleneksel tanımı insanlarla yapılan işlerin yapılmasını sağlamaktır, ancak gerçek yönetim, insanları iş yoluyla geliştirmektedir. Bunun en güçlü yolu ise delegasyondur.
Sorumluluğun devredilmesi bir sanattır. Başarılı yöneticiler, delege edilecek görevin; tam olarak kime delege edeceğini ve nasıl temsil edilmesi gerektiğini yani “Görevin standartlarını, hangi konularda yetkilendireceğini, nasıl yapılacağını, muhtemel hata ve risk noktalarını tanımlayarak” kişilere iletebilen kişilerdir. Anlaşılır bir dil ile ifade edilebilmelidir. Delegasyonun öncelikli amacı, zaman ve yetenekleri etkili bir şekilde kullanmak ve insanları ortak bir hedefe ulaşmak için iş birliği içinde bir ekip olarak çalışmaya yönlendirmektir. Bunun için de “Bu görevi uygun bir yönlendirme sonucu personel yapabilir mi?” sorusunu sormalıyız.
Delegasyon, sadece kendimiz için değil, aynı zamanda çalıştığımız organizasyon ve diğer kişiler için de orta ve uzun vadeli faydalar sağlar. Görevi devrettiğimiz zaman, başkalarının da yapabileceği görevleri yapılacaklar listemizden çıkararak iş yükünü ve stres seviyemizi düşürürüz. Ancak, hayattaki tüm diğer şeyler gibi, bu konunun da öğrenmek, ustalaşmak ve istenen hedefe ulaşmak için zamana, çabaya ve kaliteli çalışanlara ihtiyaç duyar.
Delegasyon, yöneticilerin yönetim tarzlarını geliştirmelerine, iletişimi geliştirmelerine ve çalışanların katılımını artırmalarına yardımcı olur ve kurumsal öğrenmeyi teşvik ederek kişilerin etkinliğini artırır. Delegasyonun artı ve eksilerini anlayabilmemiz için öncelikle üç temel ön şartı anlamamız gerekir.
- Çalışanı tanımak. Kişilerin yeteneklerini bilmek, doğru kişiyi görevlendirmemizi sağlar. Görevin gerçekleşmesini kolaylaştırır ve daha az zaman harcamamızı ve daha iyi sonuçlar almamızı sağlar.
- Bir yol haritasına sahip olmak. Yöneticilerin öncelikle kişilerin rollerini ve karar verme sorumluluklarını planlaması ve yetkiyi devretmesi önemlidir. Bu, hedefe ulaşma amacımızı ve sürecini her bireye açık hale getirir. Delegasyonun, sorumluluktan arındırıldığımız anlamına gelmediğini de bilmemiz gerekir.
- Son söz sahibi olma arzusu. Görevin nasıl tamamlanacağı konusunda “son söz sahibi” olma isteğinden vazgeçmeliyiz. Personelin o işi başarıyla bitirme yeteneğine inanmalı ve güvenmeliyiz.
Delegasyonun faydaları
- İnsan kaynağını en iyi şekilde kullanırız. Uygun delegasyon, iş gücünün etkili kullanımı anlamına gelir. Bir çalışanın becerilerini etkin olarak kullanabildiği görevler genellikle iyi sonuçlar verir. Geleceğin liderlerini yetiştirmek için atılan bir adımdır.
- Daha fazla zaman. Etkili delegasyon yapılması, yöneticilere daha kritik nitelikteki diğer işleri yapmak için ekstra zaman verir.
- İnisiyatif alma becerisi kazandırır. Ast personelin özellikle kendi uzmanlık alanlarında karar almak için yetkilendirilmesi, her adımda onay almak zorunda kalmayacakları için iş sürecini hızlandırır. İnisiyatif alma ve sorumluluk duygusuyla hareket etmelerini sağlar. Çalışanların yetkinliklerini artırması için bir fırsattır.
- Takım ruhunu pekiştirir. Birlikte çalışmak takım ruhunu besler ve geliştirir. Kişilerin katılımını ve işin anlaşılmasını, geliştirilmesini sağlar.
- Kişilerarası iletişimi güçlendirir. Çalışanlar, günlük etkileşim yoluyla, birbirlerinden bir şeyler öğrenme ve kendi çalışmalarını gösterme fırsatı bulur.
- Farklı ve yenilikçi fikirlerin akışı. Farklı fikirler ve bakış açıları insanları farklı bir açıdan görmeye, diğer gelişim alanlarını da keşfetmeye motive eder. Yaşanan sorunlarda, çözümü kolaylaştırıcı fikirlere yakınlaşırız. Yeni projeler üretilmesine ve farklı noktalara taşınmasına olanak sağlar.
- Kaliteli iş gücünün oluşturulmasına yardımcı olur. Kişilerin yeteneklerini sergilediği ve kendilerini geliştirdiği bir çalışma ortamı sağlar. Kişiler de yapılan işe anlam katma fırsatını yakalar. Çalışanları zor koşullar altında pes etmeyecek şekilde olumsuz durumlara karşı eğitir ve hazırlar. Özgüvenlerini güçlendirir.
Yanlış delegasyon sonuçları
Bazı yöneticiler kişiler veya proje üzerindeki kontrollerini yitirmekten korkar ve sorumluluktan uzaklaşacağından endişe eder. Bu korku veya konuya gereken ilgi ve özeni gösterilmemesi de istenmeyen bazı sonuçlara neden olabilir.
Yanlış yapılan, acele edilmiş ve yeterli bilgilendirme yapılmamış delegasyon birçok hata ve sıkıntılara neden olabilir. Kişilerin kafasını karıştırır, özgüvenlerinin zayıflamasına ve demotive olmaları ile sonuçlanabilir. Olumsuzluklardan kaçınmak için, neyi temsil edeceğiniz, sorumluluklar ve kişilerin yetkinlikleri de son derece önemlidir.
- Çalışanların bilgi becerilerinin eksikliği. Delege edilen kişi yeteneklerinin yeterli olmaması, görevlerin yanlış şekilde yerine getirilmesinin yanında bir proje veya iş için ölümcül olabilir.
- Güven eksikliği. Birçok yönetici ya kendi kararlarına karşı güvensiz ya da astlarına güvenmek istemez. Her şeyi kendileri yapmaya çalışır ancak bu çaba gelen iş ve işlerin yarattığı baskıyı asla hafifletmez. Personelimize güvenmeliyiz, güvenmiyorsak orada olmasının da bir anlamı zaten yok.
- İlgi eksikliği. İlginç çalışmaları kendileri için saklayan ve diğer personeli rutine ve monotonluğa yönlendiren yöneticiler de var. Bu durum personel üzerinde ilgi eksikliği, işten soğuma ve hoşnutsuzluk yaratır. Hatta işten ayrılma olayları ile karşılaşılabilir.
- İtibar kaybı. Birden fazla kişi tek bir proje üzerinde çalışırken, işin itibarı genellikle eşit olarak dağıtılır. Oysa her bir kişinin gerçek katkısı zaman zaman ifade edilmeli. Değer katan kişiler teşvik edilmeli, saygınlık ve itibar kazandırmalıyız.
- Yetki eksikliği. Yeterli yetkiyi, sorumlulukla birlikte devretmek de önemlidir. Ancak o zaman çalışanlar tam potansiyelini kullanabilirler.
Görev devretmeyi öğrenmek her ne kadar çok çalışma ve deneyim gerektirse de alacağımız karşılık bu “kilit” yönetim becerisinde uzmanlaşmak için harcadığınız zamana ve enerjiye değecektir. Kişiler, yaptığımız işe inanmak, önemini bilmek ve değer katmak ister. Özellikle de görevlere ilişkin anlam katacak olan “Neden”i bilmek, bu ihtiyaçları karşılar.
Delegasyonu etkin kullanarak, doğru karar vermenin önemini fark ettiğiniz ve kişilerin fikirlerinin tomurcuklandığını gördüğünüz tecrübelerinizi ve bu konudaki düşüncelerinizi paylaşabilirsiniz.
